İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yüküne çözüm sunmak amacıyla kullanıma alındı. Sistem, fiziksel arşivlerde yaşanan belge kaybı riski, depolama ihtiyacı ve erişim zorluklarını azaltmayı amaçlıyor.
İLK UYGULAMA BELEDİYE İŞTİRAKLERİNDE BAŞLADI
Proje kapsamında ilk olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin fiziksel arşivleri dijital ortama aktarıldı. Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak elektronik ortama taşınırken, indeksleme çalışmaları da tamamlandı.
Yeni sistem sayesinde kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgelere saniyeler içinde ulaşabilmesi sağlanırken, fiziksel evrakların yıpranması ve kaybolması riskinin de azaltıldığı belirtildi.
KÂĞIT TÜKETİMİNİN AZALTILMASI HEDEFLENİYOR
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, belgelerin fiziksel olarak çoğaltılıp farklı birimlere ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırıyor. Evrakların güvenli şekilde dijital ortamda paylaşılmasıyla kâğıt tüketiminin ve baskı maliyetlerinin azaltılması, doğal kaynakların korunmasına katkı sağlanması hedefleniyor.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde kullanıma sunarken, ilerleyen süreçte belediyenin hukuk biriminde de uygulanmasının planlandığını açıkladı.
OCR VE QR KOD DESTEĞİ
Sistem, Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi sayesinde fiziksel belgeleri okunabilir dijital verilere dönüştürüyor. Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimelerle hızlı arama yapabiliyor.
QR kod ve barkod destekli takip sistemiyle belgelerin fiziksel tesliminden dijital ortama aktarılmasına kadar geçen süreç izlenebilir hale gelirken, sistemin mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirildiği bildirildi.
FARKLI KURUMLARDA DA KULLANILMASI HEDEFLENİYOR
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve web tabanlı yönetim ekranlarıyla geliştirilen sistem sayesinde on binlerce sayfalık arşivin kısa sürede dijital ortama aktarılabildiği belirtildi.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, Dijital Arşiv Yönetim Sistemi'nin ilerleyen dönemde belediyelerin yanı sıra kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel sektör işletmelerinde de kullanıma sunulmasını hedefliyor.
